Toyota'da Herkes Kendi Teknolojisinin Patronu

Proje kapsamında, birçok ürün Toyota'ya özel tasarımlarla ve içeriklerle zenginleştirildi, son kullanıcı adaptasyonu kolaylaştırıldı.

İnternetin yeni yeni keşfedildiği 1998 yılında, IBM'in Lotus yazılımını kullanmaya başlayan Toyota'nın bugün sadece merkezindeki üst yönetimi veya BT departmanları değil bütün bayileri Lotus ürünleri üzerinde geliştirilen uygulamalardan faydalanıyor ve bayilerle birlikte 1000 kişilik bir kullanıcı topluluğu bulunuyor.

İş akışı süreçlerini düzenleyecek bir yazılım sisteminin kurulmasına, geliştirilmesine ve güncellenmesine ihtiyaç duyan Toyota, uygun yazılımlar aracılığıyla, idari işler ve finans departmanı, performans değerlendirme gibi alanların iyileştirilmesinin yanı sıra, personel ilişkilerinin güçlendirilmesi, onay sürelerinin ve takiplerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini talep ediyordu. İşletmelerin daha güçlü iletişim kurmalarına, işbirliği yapmalarına ve verimliliklerini artırmalarına yardımcı olan zengin güvenlikli bir işbirliği yazılımı IBM Lotus'u Toyota, şirket içi çalışanlara yönelik bilgilerin ve duyuruların paylaşılması, sıkça sorulan sorular ve cevapları online teknik destek kütüphanesi, müşteri şikayet yönetimi gibi pek çok alanda kullanıyor.

Proje kapsamında, Lotus yazılımının birçok ürünü, Toyota'ya özel tasarımlarla ve içeriklerle zenginleştirildi. Lotus Workflow ile onay süreçlerini otomatik yürütebilmek mümkün kılındığı gibi, yüz binlerce sanal formdan faydalanarak, kâğıt trafiği ve zaman kaybı da en aza indirildi. Toyota için tasarlanan Lotus Notes arayüzüyle son kullanıcı adaptasyon sorununa çözüm bulundu. Kaynak yönetimi ve organizasyon zorlukları ile başa çıkabilmek için Lotus Domino ile şirket içi rezervasyon ve organizasyon kolaylıkları sunuldu. Böylece Toyota'nın iş süreçlerini otomatik olarak yürütmesi, geliştirmesi ve etkin yönetmesi desteklendi.

Tüm IBM Lotus uygulamalarının tek platform üzerinden sunulması iş süreçlerinde zaman kazandırdığı gibi ek kaynak ihtiyacına gerek kalmadan iş yapabilme avantajı da oluşturdu. Projeyle ilgili değerlendirme yapan IBM İşbirliği Çözümleri & Sosyal İş Ağları Ürün Yöneticisi Esra Avcı "IBM Türk olarak stratejimiz farklı farklı uygulamalar kullanmak yerine bütünleşik bir işbirliği platformu üzerinde çözümler sunabilmektir. Toyota bu noktada örnek bir proje gerçekleştirerek sadece şirket çalışanları içerisinde değil, bayiler de dâhil olmak üzere, etkileşimde olması gerektiği gibi herkesi işbirliği platformunda buluşturarak kullanıcı verimliliğini arttırmıştır" dedi.

Bugün her başarılı şirket gibi Toyota için de müşteri memnuniyeti ve müşteriye yakınlık başarı için en ciddi kriterlerin başında geliyor. IBM Lotus Notes ürünü müşteri şikâyetinin alınması, kategorilere ayrılması, eğer şikayet müşteri ilişkileri departmanının çözemeyeceği kadar kapsamlı ise departmanlara aktarılması, o departmanlar tarafından ön analizinin yapılması, ilk yanıt sürecinin oluşturulması ve daha sonra analiz edilerek sorunun detayına inilmesi gibi işlevleriyle bu alanda Toyota'ya çözümler sağladı. Özellikle Lotus Notes uygulamasının müşteri ilişkilerinin optimizasyonu açısından örnek proje olarakgösterilebileceğini belirten Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim Yöneticisi Esin Yıldız IBM ürünlerinin Toyota için sağladığı avantajları şöyle dile getirdi: "ilk senelerde elektronik ortamda onay almak zor geliyordu şimdi ise onay mekanizmaları belli ve bu bir şirket kültürü haline geldi. Karmaşayı engelleyen bir durum yarattık."

IBM Lotus İşbirliği Yazılımı ile ilgili daha fazla bilgi edinmek için: http://www-01.ibm.com/software/tr/lotus adresini ziyaret edebilirsiniz.