Hepimizin İhtiyacı Olan Sunum Becerisi

Efsun Yüksel Tunç'un "Hepimizin İhtiyacı Olan Sunum Becerisi" başlıklı yazısı:

Önemli bir toplantıda fikirlerinizi açıklayacaksınız ya da satıştasınız ürününüzü en iyi şekilde anlatmalısınız ya da bir mülakatta karşı tarafı etkilemek istiyorsunuz, işte bütün bu alanlarda hepimizin ihtiyacı olan sunum beceresi.

Bir çeşit iletişim şekli olan sunumda önceden hazırlanmış ve planlanmış bir konunun etkili bir şekilde dinleyiciye aktarılması söz konusudur. Aklımızdakileri, raporladıklarımızı, araştırdıklarımızı karşı tarafa sözel ya da görsel, bazen teknolojik araçlardan yararlanarak bazen de son derece sade bir anlatımla ulaştırmak istiyorsak etkili sunumlar yapabilmemiz gerekmektedir.

Hayatımızın her alanında ustalıkla sergilememiz gereken bu beceriyi edinmek için konuyu Sunum Öncesi – Sunum Anı ve Sunum Sonrası olarak 3'e ayırabiliriz. Başarılı bir sunum için hazırlık kısmını özetleyen Sunum Öncesi yapılması gerekenleri sıralarsak:

Amacı belirlemek ilk atılması gereken adım. Çünkü sonrasında tüm hazırlık o amaç göre şekillenmektedir. Amacımız, öğretmek mi, bilgilendirmek mi, pazarlamak mı, eğlendirmek mi, motive mi etmek, bir konuyu mu öğretmek, rakamları mı açıklamak…

Katılımcı kitlesini tanımak ve ne istediklerini bilmek sunum öncesi mutlaka titizlikle üstünde durmamız gereken bir konu. Ne duymak istiyorlar, bilgi düzeyleri ne, enerji seviyeleri nasıl, kültürel kodları algılarını nasıl etkiliyor, ne kadar süre dinleyebilirler vb. gibi pek çok soruya yanıt vermemiz gerekmektedir.

Kişisel hazırlığımızın ne kadar yeterli olduğunu anlayabilmek için kendimize sorular sorabiliriz, bu sorulara örnek verirsek:

Konu ile ilgili bilgim yeterli mi?

Sunacağım alanla ilgili deneyimim tam mı?
Görüntüm bu sunumu, böyle bir kitleye yapmak için uygun mu?
Sunum yapmaya hazır mıyım? Yeteri kadar prova yaptım mı?
İletişim becerilerim beklentileri karşılar mı? Zaman planlaması sunum öncesi diğer bir işimiz. Ne kadar süreli bir sunum yapacağımızı, araları hepsini önceden planlayarak etkimizi artırmalıyız.

Belirlediğimiz zamana göre aktarmak istediklerimizi etkili ve amaç odaklı sunmak için sunumu hazırlamak diğer bir adımımız. Sunumu bilgisayar üzerinden yapacaksak ona göre bir powerpoint ya da prezi ya da başka bir platformda sunumuzu hazırlayabiliriz. Sunucu ve katılımcı notlarımızı hazırlamalıyız.

Farklılık sunum öncesi özenerek üzerinde durmamız gereken bir konu. İnsanların dinleme sürelerinin 5-10 dakika arasında olduğunu varsayarsak dikkati çekmek, konsantrasyonu artırmak, sunumun akıcı ve keyifli geçmesini sağlamak, aktardıklarımızın anlaşılır ve kalıcı olmasını başarmak için sunumunuzda yapabileceğimiz tüm farklılıkları, sunum tatlandırıcıları da önceden hazırlamalıyız.

Sunum öncesi son adımımız mekânsal. Mekânı önceden görmek ve ona göre hazırlığı yapmak, elektrik, ısı, ışık, büyüklük, havadarlık, uygulamalar için yeterlilik gibi pek çok kritere göre mekanı değerlendirmeliyiz. Çok minik bir konudur ve fakat çok önemlidir, sunum yaptığımız mekanda kapının arkamızda kalmaması, psikolojik olarak kapı çıkıp gitme isteğini tetikler; sadece buna bile dikkat ederek daha etkili sunumlar gerçekleştirebiliriz.

Sunum anında dikkat etmemiz gereken başlıkları sıralarsak:

Etkili İletişim Kurmak tüm sunum boyunca ihtiyacımız olan bir beceri. Etkili iletişim ile beklenilen

Doğallık
Dostça Ses Tonu
Açık – Net Konuşmak
Yorumdan Sakınmak, Bilgiyi Paylaşmak
Olumluluk, Sakınılması Gereken Kelimelerden Sakınmak
Empatik Olmak
Etkili Dinlemek
Soru Sormak
Geribildirim Almak ve Vermek
Beden Dilini Doğru Kullanmak

Katılımcı Yönetiminde katılımcıların gerçekten katılımcı olmasını sağlamak için öncesinde farklılık hazırlığında yaptıklarımızı kullanmamızın yanında dinlemeyen, manipüle eden, çok sessiz olan ya da çok konuşan vb. zor katılımcıları yönetmemiz gerekmektedir.

Sunum boyunca giriş – gelişme – sonuç kurgusuna dikkat edip köprüleri doğru kurmalı ve bütünlüğü sağlamalıyız. Girişte mutlaka bir selamlama, kendini tanıtma ve yol haritasının paylaşılması gerekmektedir. Gelişme kısmında öncesinde hazırladığımız "mutlaka anlatılmalı" dediğimiz konular örneklerle etkileşimli bir şekilde aktarılmalıdır. Ve sonuç kısmında özetleme yapılmalı, sorularınız varsa yanıtlamak isterim denmeli ve katıldıkları için teşekkür edilmelidir.

Sunumların sonunda dahası için veya sonra oluşabilecek sorular için iletişim bilgilerinin paylaşılması profesyonel bir yaklaşımdır. Başarılı bir Kurgu Yönetimi sunumumuzun etkisini artıracaktır.

Öncesinde belirlediğimiz zamana ve aralara uyabilmek adına Zaman Yönetimi yapabilmek için esnek ve hem uzun hem kısa anlatılabilen sunumlara ihtiyaç duyarız. Provalar zaman yönetimini sağlamamız için etkili araçlardır.

Heyecan duyularak yapılmayan işler başarılamaz; der Emerson. Sunumda istek, coşku ve enerjimizi karşı tarafa hissettirebildiğimiz oranda başarılı oluruz. Bu bağlamda sesimizin iniş çıkışı, beden diliyle söylediklerimizi desteklememiz ve sunum tatlandırıcıları kullanmamız heyecan yönetimi için gereklidir.

İnsanlar sunum yaparken en çok sorulardan korkarlar. Soruları yönetmenin en kolay yolu sorulara hazırlıklı olmaktır. Öncesi yaptığımız çalışmalarda bilgimizi sorgulamış ve bilgimizi zaten artırmıştık. Sunum öncesinde "bana hangi sorular gelir?" diye yapacağımız hazırlık soruları yönetmede bizim için kıymetlidir. Yine de bilemediğimiz bir soru geldiğinde onu da yönetmemiz gerekir. Gelen sorudaki konu ile ilgili güncel bilgiyi edinip paylaşacağımızın sözünü vermemiz en doğru yaklaşım olabilir. Her sorudan sonra, soru için teşekkür etmemiz, sorularda özgüvenli yaklaşım sergilememiz soruların yönetimi için şarttır.

Yapılan araştırmalar gösteriyor ki insan hayatındaki bir numaralı korku topluluk önünde konuşmak. Oldukça stresli bir durumdan bahsediyoruz. Tüm gözler size bakarken aklınızdakiler de uçabilir, elinizi kolunuzu koyacak yer de bulamayabilirsiniz. Stres Yönetimi için en doğru adım aslında hazır ve hazırlıklı olmak, yeterince prova yapıldığından emin olmakla başlar. Sunum öncesinde yapılması gerekenleri yapmış olanlar sunum anında çok çok daha az stres yaşarlar. Yine de stres yaşanabilir, doğru nefes almayı bilmek, pozitif düşünmek, bedeni esneterek gerginliği azaltmak, su içmek, katılımcıları keyifli objeler olarak hayal etmek stres anıda yapılabileceklerdendir. Burada önemli olan su kuyumuzu susamadan kazmamız ve stres oluşmadan proaktif bir şekilde stres oluşturabilecek faktörleri öncesinde engellememizdir.

Sunum sonrası dediğimiz bölüm bizim Kaizen yaptığımız bölümdür. Öncesinde ele aldığımız başlıklarla ilgili kendimize sorular sorar, iyileştirmeler yaparız.

Amacıma ulaştım mı?
Katılımcıya göre sunum yapabildim mi? Beklentilerini karşılayabildim mi?
Bilgim, deneyimim, provam tam mıydı?
İletişim becerim yeterli miydi?
Görüntüm uygun muydu?
Zamanı doğru kullanabildim mi?
Hazırladığım sunum etkileyici miydi?
Mekan sunumun amacına uygun muydu? Yeteli miydi?
Fark yaratabildim mi?
Ben kendimden bu sunumu dinler miydim?

Bu soruların yanıtlarına göre sunum sonrasında geliştirmemiz gereken yerleri geliştirerek daha başarılı sunumlar yapabiliriz.

İnsan her gün sunum yapar, iş yerinde arkadaşına yeni bir uygulamayı anlatmak da bir sunumdur, çocuğuna nasıl teşekkür edileceğini öğretmek de bir sunumdur. Patronun yanında hedefleri paylaşmak da bir sunum, satış yaparken ürünümüzü anlatmak da bir sunumdur. Sunumlarda fark yaratabilmek için önce farkında olmak ve sonrasında hazırlanmak esastır.