Doğru İnsan Kaynakları Uygulaması Seçmenin 7 Püf Noktası

Bulut tabanlı modüler yapısı sayesinde kod bilmeye ve büyük altyapı yatırımları yapmaya gerek kalmadan gerek duyulan iş uygulamalarına kolay erişim sağlayan Ofisim, bu konuda özellikle İK profesyonellerinin dikkat etmesi gereken püf noktalarını şu şekilde açıklıyor:

1-Yazılımın online kullanılıyor olması

Sunucu, yazılım bakımı, yazılım güncelleme gibi maliyetleri ortadan kaldıran bulut tabanlı çözümler geleneksel paket programlar ya da yerinde kurulum yapılan servislerin yerini çoktan aldı. Ayrıca, ofis dışında internetin olduğu her yerde çalışma imkanı vermesi, tüm çalışanların sadece bir web sayfası ve internet ile işlerini yürütebiliyor olması ve verilerin yedekli şekilde saklanıyor olması gibi pek çok önemli avantajları nedeniyle tercih edilecek yazılımın online olması oldukça büyük maliyet/fayda avantajı sunuyor.

2- Ödeme maliyetlerinin esnek ve düşük olması

İK yazılım programı seçilirken, her yıl yenilenen bakım ücretleri gibi gizli maliyetlerin ve ön yatırım maliyetlerinin göz önüne alınması oldukça önem taşıyor. Bunun yanı sıra, ölçeklenebilir olması ve tam olarak ihtiyacınızı karşılayan özelliklere göre ödeme yapmanız da önemli bir avantaj. Örneğin, paket programların aksine online yazılımlarda sadece kullanıcı sayısı kadar lisans alarak, aylık ücretlerle servisin hemen kullanmaya başlanması mümkün oluyor. Zamanla ekibin büyüklüğüne göre lisans artırımı ya da azaltımı yapılarak, esnek ödeme kolaylığına da sahip olunuyor. Kısacası bulut tabanlı insan kaynakları yazılımıyla; ilk yatırım maliyetini düşürürken, yazılımın ileride piyasaya çıkacak olan yeni versiyon güncellemeleri de ücretsiz elde edilebiliyor.

3- Kolayca özelleştirilebilme

Sektöre ve değişen ihtiyaçlara göre yazılımda da zamanla yapılması gereken düzenlemelerin kolayca yapılabilmesi, firmaları ileride ek özelleştirme ücretlerinden kurtaracağından, oldukça önem taşıyor. Bu nedenle, alanların, iş kurallarının, onay süreçlerinin ve formların kullanıcı tarafından kolayca tasarlanabildiği bir insan kaynakları programının tercih edilmesi avantajlı oluyor. Ayrıca, tam olarak ihtiyaca uygun şekilde özelleştirilebilen uygulamalarla verimliliğe de katkıda bulunmak mümkün hale geliyor.

4-Gelişmiş raporlama özelliklerine sahip olması

Bütün iş süreçlerinde olduğu gibi bilginin anlamlandırılabilmesi ve ölçülebilmesi için raporlanabilir olmasına dikkat edilmesi gerekiyor. Bu noktada, kullanılan uygulamanın, kolayca zengin raporlar oluşturabilen fonksiyonları ve arayüzleri sunabilmesi ayrı bir önem taşıyor. Dolayısıyla, raporlamada esneklik sunan ve kişisel olarak özelleştirilebilir olan yazılımların tercih edilmesi oldukça önemli.

5-Entegrasyona imkan vermesi

Yazılımın farklı sistemlerle entegre olması istendiğinde, servis sağlayıcısının bunun için bir kısıtlama getirmemesine dikkat etmek gerekiyor. İK yazılımının diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli araçları sağlayabilmesi ve mümkünse bu çözümleri hayata geçirebilmesi tercih sebebi olabilir.

6- Yedekleme olanakları sunması

İK yazılımı tercih edilirken servis sağlayıcısına verileri yedekleme ve farklı bir firmaya taşıyabilme gibi konularda bağımlı olunmaması oldukça önemli. Dolayısıyla, verileri istenen herhangi bir zamanda Excel, CSV gibi formatlarda alabilmeye imkan veren yazılımlar tercih edilmelidir.

7- Hızlı ve çözüme dönük destek sunabilmesi

Çalışılacak şirketin talep ve sorulara hızlı ve çözüme dönük destek vermesi de oldukça önemli bir diğer konu. Kolayca ulaşılabilen, Türkçe destek sağlayan uzmanlardan hızlı yardım alınan bir servis sağlayıcıyı tercih etmek önemli avantajlar sunacaktır.