10 Adımda İhracat

İhracat, iç pazarda kabul görmüş bir markanın (dışarı çıktığınızda müşteri sizden bu referansı isteyecek ve rekabet gücünüz artacaktır) ürünlerini global pazarlara sunmak için, işletme altyapısını oluşturarak hedefler belirlediği ve global pazarlara giriş stratejisini adım adım uygulayarak istikrarlı bir şekilde yol aldığı bir süreçtir.

İşletme Altyapısının Oluşturulması Bu süreç ihracat departmanının yapılandırılması için gerekli insan kaynağının yapılandırılması ile başlar. Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler (KOBİ) için 2 personel ile pazarlama ve operasyon işlemleri takip edilebilir, işlem kapasitesi arttıkça personel istihdamı ihtiyaca göre artırılır. İhracat departmanında görevli olan personelin ingilizceyi çok iyi konuşup yazma becerisine sahip olması önemlidir. Bazı ülkelerde ingilizce yeterli düzeyde kullanılmadığından (örneğin Rusya), ihracatın gerçekleştirileceği bu tür ülkelerde o ülke diline vakıf olunması ikinci tercih sebebi olmalıdır. İstihdam edilen personelin daha önce ihracat uzmanlığı yapmış olması ve mümkünse hitap ettiğimiz sektördeki deneyimi önemlidir. Özellikle ihracata yeni başlayan firmaların tecrübeli personel istihdam etmesi ya da dışarıdan tecrübeli bir İhracat Danışmanı'ndan destek alması, hem markanın yol haritasının belirlenmesi, hem de personelin eğitiminin sağlanmasını ağlayacaktır. İşletme altyapısında görevlendirilecek insan kaynağının yapılandırılmasının ardından İhracatçı Birlikleri'ne üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve gerekli belgelerin temin edilmesiyle süreç devam eder.

Ürün Gruplarının Belirlenmesi İşletmeler, ihracatını gerçekleştirecekleri ürün ya da ürün gruplarını belirlerken hedefleyecekleri pazarları dikkatle incelemelidir. İşletme markasının yurt içinde kabul görmüş bir marka olması yurt dışına çıktığında önemli bir referans olacaktır. Ancak yurt içi pazarında talep gören her ürünün yurt dışında da kabulgöreceği garantisi yoktur. Buradaki dinamikler hedef pazara girişteki ön koşullardır. (yasaklı ürün listeleri, standarda ve belgeye bağlı ürünler) Yani yurt dışında pazara çıkmayı düşünülen ürünler o pazardaki şartlara ve ihtiyaçlara göre yeniden şekillendirilebilir, değiştirilebilir. İhracatı planlanan ürünün fiyatının belirlenmesi için de o ülkeye yapılan ihracat rakamlarından, ürün performansından, diğer ülkelerin ihracat rakamlarından yola çıkılarak kıyaslama yapılabilir, gümrük vergileri, kotaları ve ülkeler arası özel anlaşmalar ve ülkemizin ihracata öncelikli olarak belirlediği ülkelerde uygulanan vergi indirimleri ve destekler göz önünde bulundurularak, en uygun fiyat aralığı belirlenmelidir.

Hedef Kitle AnaliziBu adımda kime satış yapılacağı, özelikleri belirlenir. Pazar araştırmasına geçmeden önce müşterilerinizin kimler olduğunu net olarak belirlemeli, profillerini çizmelisiniz. Müşteri profilinin belirlenmesi, o müşterilere ulaşacağımız pazarın araştırmasını doğru kaynaklar kullanarak yapmamızı sağlayacaktır. Örneğin, ben bir ayakkabı üreticisiysem ya da ayakkabı ihracatçısıysam, tedarikçilerimi internet üzerindeki B2B platformlarda müşterilerimi bulabilir, fuar ziyareti gerçekleştirebilir, sahaya inebilirim. Ancak ben bir hammadde üreticisiysem tedarikçilerimi bulmak için o ülkedeki Ticaret Müşavirlikleriyle bağlantıya geçmem, o hammaddenin kullanıldığı fabrikaların araştırmasını yapmam gerekir. Yani ürünümün alıcısına ulaşmak için farklı platformları kullanmam, bunun için de ürünü alacak müşterimi iyi tanımlamam önemlidir.

Hedef Pazarların Belirlenmesi Ürününüzü hangi ülkelere, nasıl satacağınızın cevabını aradığımız bu süreçte, öncelikleürünün pazarındaki durumunu öğrenmek gerekir. Ticaret Bakanlığı ve İhracatçı Birlikleri ülke raporlarının yanı sıra, Türkiye İstatistik Kurumu (TÜİK), UNComtrade, TradeMap gibi kaynaklar aracılığıyla ürünümün GTİP (Gümrük Tarife istatistik Pozisyonu) yani HS Code (Harmonized System Code) bilgilerini kullanarak pazar araştırmasını masa başında yapabilir ve elde edilen verileri harmonize ederek hedef ülkeleri belirleyebilirsiniz. Pazar araştırmasının diğer ayağı saha çalışmasıdır. Hedef pazara direkt giderek potansiyel müşterilerle birebir görüşmeler yapılır, pazar yerleri görülerek, pazarın nabzı tutulur. Bu size hedeflediğimiz pazardaki anlık tabloyu görmenizi sağlar.

Rekabet Analizi Pazardaki rakiplerin, pazara girmek için neler yaptığının ve ürün fiyatlarının araştırılmasıdır. Pazardaki rakipleri tanımak neyle mücadele edileceğini ve rakiplerin sunduğu değerin üzerine neler konulabileceğini gösterir. Bu da pazarlama stratejisinin belirlenmesinde önemlidir. Rakiplerin tespit edilmesi için masa başı araştırma yapılabileceği gibi fuar ziyaretleri ve saha araştırmalarında müşterilerden elde edilecek verilerden de faydalanılarak rakipler ve ürünler büyüteç altına alınabilmektedir.

Pazara Giriş Pazara giriş stratejisinin belirlendiği bu süreçte ihracat planı ortaya çıkar. Altyapısı tamamlanan işletmenin, ürününü/ ürün gruplarını,, hedef müşterilere, x ülke/ülkelerde, y pazarlama kanallarını kullanarak sunacağı belirlenir. Bu pazarlara girerken yararlanılacağınız ihracat destekleri de göz önünde bulundurarak pazarlama bütçesi belirlenir.

Müşteri İlişkileri Müşteri portföyünün oluşturularak iletişimin sürekliliğinin sağlandığı, potansiyel müşterilerin gerçek müşteriye dönüştürülmesi sürecidir. Belirlenen pazarlama kanallarında müşterilerle iletişime geçilerek, ürünün özellikleri ve teknik bilgilerin detaylandırıldığı sunum ve örnekler müşteriye anlatılır, gösterilir. Müşteri ihtiyacı belirlenir. Sürekli iletişimde kalınarak müşteri davranışları incelenir. Her ülke insanın kendine göre ayrı satınalma davranışı bulunmaktadır. Bu sebeple Uluslararası Ticaret Hukuku'nu gözetmenin yanı sıra, irtibatta olunan müşterinin alışkanlıklarını bilmek, gelenek ve göreneklerini iyi araştırmak ve ona göre davranmakta da fayda vardır.

Teklif Yönetimi İşletmenin ürününün müşteriye teslim şeklinin (EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT, CIF, CIP, DAT, DAP, DDP)ve ödeme şeklinin (Peşin Ödeme, Akreditifli Ödeme, Kabul Kredili Ödeme, Mal Mukabili Ödeme, Vesaik Mukabili Ödeme) detaylandırıldığı, ürün fiyatının verildiği, işletmenin kurumsal kimliğine uygun bir şekilde hazırlananan Teklif Mektubu veya Proforma Fatura sürecinde, nakliyenin hangi araçlarla (örnek by truck) yapılacağına da yer verilir. Teklif mektubu veya Proforma Fatura pazarlık sürecinde değiştirilebileceğinden, yeni teklif mektubu veya Proforma Fatura hazırlanırken bir önceki iptal edilmelidir.

Satış Yönetimi Satışla sonuçlanan teklifle ilgili gerekli faturaların (Proforma Fatura - Teklif Faturası, Ticari Fatura-Kesin Satış Faturası, Navlun Faturası-Nakliye Faturası) ve belgelerin (Gümrük Beyannamesi, Serbest Dolaşım Belgeleri-ATR-EURO-I, Sevk Belgeleri-Konşimento, Sigorta Belgeleri) tamamlanarak operasyonel işlemlerin başladığı süreçtir.

Teslimat Ürünün belirlenen teslimat şekli ile müşteriye teslim sürecinin sonuçlandırılmasıdır. Gümrük çıkış işlemlerinin tamamlanarak sevkiyatın yapıldığı bu sürecin, belirlenen teslim şekli ile tamamlanarak satışın kapatılmasıyla ve belirlenen ödeme şekliyle ödemenin alınmasıyla ihracat tamamlanır.