Zamanınızı verimli kullanma tavsiyeleri

Daha üretken olmak için zamanınızı etkili bir şekilde yönetmeniz gerekir. Zamanınızı yönetmede nasıl daha iyi hale gelirsiniz? Zaman yönetimi becerilerinizle nerede olursanız olun, yapmanız gereken ilk şey şu anda vaktinizi nasıl harcadığınızı takip etmektir. Şimdi nasıl kullandığınızı bilmiyorsanız, zamanınızı nasıl harcadığınızı değiştiremezsiniz.

Zamanınızı takip etmenin üç ana yolu vardır ve her birinin artıları ve eksileri vardır. Genellikle en kolay olduğu düşünülen yol, en az doğru olanıdır. En doğru olanı çok zaman alır. Son olarak, teknolojiyi kullanarak zamanınızı takip etmenin son derece kolay, ancak yalnızca belirli görevler için doğru olan bir yolu var. Bu yöntemler, ofiste olmanıza veya evden çalışmanıza yardımcı olabilir.

İşte bu üç yöntem hakkında bilmeniz gerekenler:

1. Zaman Tahmini (Çalışma Haftası Tahmin Yöntemi olarak da bilinir)

Zaman tahmini nedir? Zaman tahmini, belirli bir süre boyunca yaptığınız her şeyin ve bunu yapmak için kaç saat ve dakika harcadığınızı tahmin ettiğinizin bir listesidir.

Zaman tahmini nasıl yapılır: Zaman tahminleri genellikle bir haftanın sonunda yapılır. Örneğin, haftanızı veya geriye dönüp bakma döneminizi düşünün ve kaç saat çalıştığınızı, uyuduğunuzu, ayak işlerini yaptığınızı, pişirdiğinizi, temizlendiğinizi veya film izlediğinizi hesaplayın. Bir takvim tutarsanız, rehberlik için takviminize danışmak yardımcı olur.

Artıları: Zaman tahminlerinin oluşturulması çok az zaman alır. Bunları haftanın sonuna kadar kaydedebileceğinizden, günlük rutininiz sinir bozucu zaman kaydı görevleri tarafından kesintiye uğramaz.

Eksileri: Zaman tahminleri, zamanınızı nasıl harcadığınızı ölçmenin en az doğru yoludur. Araştırmacılar, insanlar geriye dönüp bakma yaklaşımı kullanarak zamanlarını nasıl geçireceklerini tahmin ettiklerinde, genellikle gerçek bir haftadan daha fazla saatle sonuçlandıklarını bulmuşlardır (168). İnsanlar ne kadar çalıştıklarını abartma ve boş zamanlarını hafife alma eğilimindedirler.

2. Zaman Kaydı (Toplam Zaman Günlüğü Yaklaşımı Olarak da Bilinir)

Zaman kaydı nedir? Bir zaman kaydı, tüm gün boyunca yaptıklarınızın, tüm günü hesaba katan zaman bloklarına bölünmüş bir kaydıdır. Buradaki fikir, 24 saatlik bir süre içindeki her bir zaman dilimini hesaba katmaktır.

Bir zaman günlüğü nasıl yapılır: Bir zaman günlüğü oluşturmak için bir kağıt veya elektronik tablodan biraz daha fazlasına ihtiyacınız vardır. Bir sütun oluşturun ve 15, 30 veya 60 dakikalık artışlarla ona ardışık zaman blokları girin. Genellikle uyuduğunuz saatler için birden çok zaman bloğunu birleştirebilirsiniz. Gün boyunca periyodik olarak veya günün sonunda, her zaman bloğunun yanındaki boşluğu o süre içinde yaptığınız şeyle doldurursunuz. Açıklamanızla ne kadar spesifik olacağınız, kendiniz hakkında ne bilmek istediğinize veya ne tür bir zaman yönetimi dönüşümü yapmak istediğinize bağlıdır.

Artıları: Bu yöntem, zaman günlüklerinden daha doğrudur. Daha sık ve daha az doldurduğunuzda daha çok oluyorlar, bu yüzden onları tamamlamak için o kadar uzun beklersiniz. Zamanınızı kategorilere ayırmak, sayıları toplamak ve sonuçları analiz etmek çok kolaydır.

Eksileri: Mesela sabah 9 ile 10 arasında yaptıklarınıza dair bir cevabı not almak, o saati gerçekten nasıl kullandığınızın gerçekçi bir yansıması olmayabilir. Diyelim ki çalıştın. O sırada masanızdan çıkıp bir bardak su aldınız mı? Hızlı bir telefon araması yaptın mı? Çalışmanızın ortasında birkaç dakika boyunca haberleri çevrimiçi okudunuz mu? Zaman kayıtları, yaptığınız şeyin gerçek ayrıntılarına girmeden zaman blokları hakkında genelleme yapar.

3. Zaman İzleme Uygulamaları

Zaman izleme uygulaması nedir? Zaman izleme uygulaması, çoğunlukla bilgisayarınızda ve telefonunuzda farklı şeyler yapmak için ne kadar zaman harcadığınızı izlemek için kullandığınız yazılımdır. Pasif zaman izleme uygulamaları ve aktif olanlar var. RescueTime gibi pasif olanlar, farklı uygulamalarda ve farklı web sitelerinde ne kadar zaman harcadığınızı ölçer. Toggl gibi aktif zaman izleme uygulamaları, siz çalışırken ekranda çalışan bir zamanlayıcı sağlar, böylece tek bir görev üzerinde çalışırken birden fazla uygulama ve web sitesini kullanabilirsiniz.

Bir zaman izleme uygulaması nasıl kullanılır: Pasif bir zaman izleyicisini ele alırsak, onu bilgisayarınıza veya mobil cihazınıza yükler ve çalışmasına izin verirsiniz. Tüm aktivitelerinizi kaydetmek, kategorilere ayırmak, hesaplamak ve analiz etmek için otomatik olarak yakalar. Genellikle, bu uygulamaları istediğiniz zaman duraklatabilir ve aktivitenizi izlemek istemediğiniz zamanlarda kapanacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Etkin zamanlayıcılar, onları başlatmak ve durdurmak için bir düğmeye basmanız konusunda size güvenir. Çalışırken ne yaptığınız hakkında bilgi girmenize izin verir ve uygulama bu bilgileri otomatik olarak bir kayda ekler, böylece istediğiniz zaman görüntüleyebilir ve daha fazla analiz edebilirsiniz. Etkin zaman izleyicilerin mobil uygulama sürümleri, toplantıdayken, iş için seyahat ederken ve ölçmek istediğiniz bilgisayar dışı diğer işleri yaparken bir zamanlayıcı çalıştırmanıza izin vermek için yararlı olabilir.

Konumunuzu izleyen ve sözde zamanınızı bu şekilde sınıflandırmanıza yardımcı olan bazı zaman izleme mobil uygulamaları var, ancak henüz çok akıllı değiller ve şu anda çok değerli olmak için çok fazla manuel giriş gerektiriyorlar. Belki bir gün düzelirler.

Artıları: Zaman izleme uygulamaları, dijital etkinlikleriniz hakkında size ayrıntı verme konusunda mükemmeldir. Zamanınızı kategorize etmek ve çizelge ve grafikler oluşturmak için araçlar var. En iyilerinin kullanımı çok kolaydır ve çoğunun ücretsiz bir seçeneği vardır.

Eksileri: Zaman izleme uygulamaları, bilgisayarınızda ne yaptığınıza dair zengin bir analiz sunar, ancak tüm zamanınızı izlemek için uygun değillerdir, bu nedenle çamaşırlarınızı katlamak, yemek pişirmek, kitap okumak, çocuklarınızla oynamak için harcadığınız saatleri kaçırırlar.

İki Hafta Takip Edin, Sonra Analiz Edin

Zaman izleme konusunda yeniyseniz, zaman kaydı yöntemini bir zaman izleme uygulamasıyla birleştirmenizi tavsiye ederim. Bu şekilde, gününüzün tüm saatlerini nasıl harcadığınıza ve bilgisayar saatinizin ayrıntılı bir analizine genel bir bakış elde edebilirsiniz.

Analiz etmeden önce en az iki hafta zamanınızı kaydetmek isteyeceksiniz. İlk bir veya iki gün, zamanınızı takip ettiğiniz gerçeğini düşündüğünüz için davranışınızı biraz değiştirebilirsiniz. Davranışınız hızla normale dönecek.

Ayrıca, kendinizi "Oh, o gün sayılmamalı çünkü çok sıradışı" derken bulursanız, durun. Zamanınızı ne kadar çok izlerseniz, muhtemelen düşündüğünüzden daha alışılmadık günleriniz olduğunu o kadar çok fark edeceksiniz. Buradaki fikir, ortalama bir günün ne olduğunu değil, zamanınızı gerçekte nasıl geçirdiğinizi daha iyi anlamaktır. Genel olarak zamanınızı nasıl harcadığınızı öğrendikten sonra, neyi daha çok, daha az yapmak istediğiniz veya tamamen yeni bir şey yapmaya başlamak isteyip istemediğiniz konusunda bilinçli kararlar vermeye başlayabilirsiniz.