Sgk Kayıt İncelemesi Rehberi

Ahmet Metin Aysoy/ SGK E. Başmüfettiş

Bu rehber, çeşitli nedenlerle SGK tarafından yapılan kayıt incelemesi ile ilgili olarak, işverenlere ve mali müşavirlere yararlı olacak bilgileri sunma amacıyla, soru-cevap tarzında hazırlanmıştır.

1-Defter, kayıt ve belgelerin saklanma ve ibraz süreleri nedir?

5510 sayılı Kanunun 86. maddesinin 2. fıkrasında; işverenlerin, işyeri sahiplerinin; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde, on beş gün içinde ibraz etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

2-Kayıt ibrazını on beş gün içinde yapamayanlar mehil isteyebilir mi?

İşveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hallerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.

3-Kayıt ibrazına engel teşkil eden mücbir sebepler nelerdir?

5510 sayılı Kanunun, 5754 sayılı Kanun ile değişik 102. maddesinin birinci fıkrasının (e) bendi uyarınca, işyeri kayıtlarını 15 günlük sürede mücbir sebep olmaksızın ibraz etmeyenlere idari para cezası uygulanacağı belirtildiğinden, işyeri kayıt ve belgelerinin yasal süre içinde ibraz edilmemesinin mücbir sebebe dayandığının kanıtlanması durumunda, işveren ve aracılara idari para cezası uygulanmayacaktır.

Uygulamada kanun metninde geçen mücbir sebeplerin varlığının tespiti büyük önem arz etmektedir. Ancak, gerek 5510 sayılı Kanunda, gerekse Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde mücbir sebeplerin neler olduğuna ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktadır.

Hangi hallerin mücbir sebep sayılacağı SSK tarafından çıkarılan 21.02.1994 tarihli 16-74 sayılı genelgede belirtilmiş olup, SGK tarafından da bu genelge uygulanmaktadır.

Buna göre;

İlgili resmi kuruluşlardan alınacak belgelerle kanıtlanmak kaydıyla işyeri kayıtlarının ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk hallerinde idari para cezası uygulanmayacaktır. Ağır kaza ve ağır hastalık hallerinin, kayıt ibrazına engel bulunması ve mutlak surette yatarak tedavi şeklinde geçmiş olması; ayrıca resmi yataklı sağlık kuruluşlarınca düzenlenecek sağlık kurulu raporları ile belgelendirilmesi, resmi olmayan yataklı sağlık kuruluşlarından alınmış raporların ise yine sözü edilen sağlık kurulunca onaylanmış bulunması, aksi halde mücbir sebep olarak kabul edilmemesi gerekmektedir. Bu madde gerçek kişiler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu olmayacaktır.

Kayıt ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesine engel olacak yangın, yersarsıntısı, su baskını ve benzeri doğal afetlerin gerçekleşmesi de kayıtların süresinde ibraz edilmesine engel teşkil edeceğinden, bu gibi durumlarda idari para cezası uygulanmayacaktır.

İşverenin veya aracının iradesi dışında oluşan mecburi gaybubetler (kaybolma hali) idari para cezası uygulanmaması açısından mücbir sebep sayılacaktır. Bu madde gerçek kişiler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu olmayacaktır.

İşverenin veya aracının iradesi dışındaki nedenler dolayısıyla defter ve belgelerin elden çıkması hali de belgelendirilmek kaydıyla idari para cezası uygulanmamasını gerektiren mücbir sebep olarak kabul edilecektir.

4- Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi durumunda uygulanacak idari para cezası nedir ?

Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi durumunda uygulanacak idari para cezası 5510 sayılı Kanunun 102. maddesi 1. fıkrası "e" bendinde düzenlenmiştir. Anılan madde hükmüne göre; Kanunun 86. maddesinin ikinci fıkrasındaki yükümlülüğü Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen on beş gün içinde mücbir sebep olmaksızın tam olarak yerine getirmeyenlere;

Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin on iki katı tutarında,

Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında,

Defter tutmakla yükümlü değil iseler, asgari ücretin üç katı tutarında, idari para cezası uygulanır.

5- Asgari işçilikle ilgili yapılan kayıt incelemesinde uygulanan/uygulanmayan cezalar hangileridir?

Asgari işçilik kayıt incelemesinde, sigortalılara mal edilmeyen fark asgari işçiliğin tespit edilmesi halinde, hangi idari para cezalarının uygulanacağı ve hangi idari para cezalarının uygulanmayacağı, aşağıda belirtilmiştir.

A)Uygulanacak idari para cezaları

Tespit edilen eksik işçilik tutarının mal edildiği her bir ay için, aylık asgari ücretin iki katı tutarında idari para cezası uygulanır.

-Tutmakla yükümlü bulunulan defter ve belgelerin ibraz edilmemesi nedeniyle verilmesi gereken ceza tutarını aşmamak kaydıyla; işçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik hallerinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

B)Uygulanmayacak idari para cezaları

Fark işçilik miktarının tespitiyle alakalı:

-Sigortalı işe giriş bildirgesinin verilmemesiyle ilgili olarak idari para cezası uygulanmaz.

-İşyeri bildirgesinin verilmemesiyle ilgili olarak idari para cezası uygulanmaz.

-Ücret tediye bordrosunun geçersizliğiyle ilgili olarak idari para cezası uygulanmaz.

6-Kayıt geçersizlik halleri ve buna ilişkin idari para cezaları nelerdir? Geçersizlik halleri ve buna ilişkin idari para cezaları 5510 sayılı Kanunun 102. Maddesi birinci fıkrasının (e) bendinin (4) numaralı alt bendinde sayılmıştır. Buna göre; Tutmakla yükümlü bulunulan defter ve belgelerin ibraz edilmemesi nedeniyle verilmesi gereken ceza tutarını aşmamak kaydıyla; defter ve belgelerin tümünü verilen süre içinde ibraz etmekle birlikte;

Kanuni tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik halinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

-İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik halinin gerçekleştiği h e r b ir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz veya noksan tutulmuş defterler geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik halinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

-Herhangi b ir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde, o aya ait defter kayıtları geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik hallerinin gerçekleştiği he r b ir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler geçerli sayılmaz. Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin on iki katı tutarında, Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında idari para cezası uygulanır.

Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler geçerli sayılmaz ve aylık asgari ücretin on iki katı tutarında idari para cezası uygulanır.

7- İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, kayıt geçersizliği cezası mı veya kayıt ibraz etmeme cezası mı uygulanacak?

İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, ayrıca geçersizlik fiilleri için idari para cezası uygulanmaz, sadece tutulan defter türü dikkate alınarak kayıt ve belge ibraz etmemeye bağlı idari para cezası uygulanır.

8-Kayıt geçersizliği nedeni sayılmayan hatalar nelerdir?

Takdim tehir hataları kayıt geçersizliği sayılmamaktadır. Takdim tehir hatalarının kayıt geçersizliği sayılmamasının nedeni, kayıtların genel durumunun ulaştığı sonuçta sapma oluşturmaması hatanın sadece yazım hatasından ibaret olmasıdır.

İhale makamınca ödenen hak edişlerin yasal deftere yazılmaması kayıt geçersizliği nedeni sayılmamaktadır.

-Bilgisayarla yazılan defterlerin bilgisayar yazıcısından dökümü yapılırken, yazma işleminin noter onayını içeren sayfa yüzeyine değil, noterce tasdiki yapılmış sayfa adedini geçmeyecek şekilde, onaysız arka sayfa yüzüne basılması ve tasdikli arka yüzeyin boş bırakılması durumu kayıt geçersizliği sayılmamaktadır.

9- Kayıt incelemesini durdurmak mümkün mü?

Sosyal Güvenlik Kurumunun ilgili Ünitesince ihale konusu işlerde yapılan araştırma sonucunda tespit edilen ve Kuruma(SGK) bildirilmediği anlaşılan asgari işçilik miktarı üzerinden, gerçek veya tüzel kişiler ile tüzel kişiliği haiz olmayan kurum ve kuruluşlarca yapılan özel nitelikteki inşaat işyerlerinde ise Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 111 inci maddesi uyarınca hesaplanan prim tutarı, aksine bir tespit olmaması halinde, faaliyet süresinin son ayına mal edilerek tahakkuk ettirilmek suretiyle gecikme cezası ve gecikme zammı ile birlikte ödenmek üzere işverene tebliğ olunur. İşverence borcun tebliğ tarihinden itibaren bir ay içinde ödeneceğinin ve daha sonra Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarınca inceleme yapılması istenilmeyeceğinin bir dilekçe ile bildirilmesi halinde, borç kesinleşir ve işlemler sonuçlandırılır.

Ünitece hesaplanan borcun yapılan tebligata rağmen ödenmeyeceğinin bildirilmesi veya tebligatta belirtilen sürede bildirimde bulunulmaması durumunda, Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarınca inceleme yapılır.

Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarınca inceleme yapılmasına başlandıktan sonra inceleme sonucuna göre işlem yapılır. Ancak, denetim ve kontrole başlanmakla birlikte, işverenin borcu ödeyeceğine ilişkin üniteye yazılı taahhüdünü içeren başvurusu üzerine, ünitenin bu isteği ön kabulü, ünite tarafından denetim isteminin geri çekilmesi talebinin ilgili Grup Başkanlığının veya Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarının uygun bulması koşuluyla inceleme durdurulur ve borç kesinleşir. (Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği, madde 111)