Fatura Kesme Programı Nasıl Seçilir?

Doğru seçim, günlük işlemleri hızlandırırken faturaların, tahsilatların ve müşteri hesaplarının daha düzenli takip edilmesine yardımcı oluyor. İşletmenin mevcut ihtiyaçları kadar büyüme planları da seçim sürecinde belirleyici rol oynuyor.

e-Fatura ve Fatura Kesme Programı Nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan ve iletilen fatura türüdür. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan bu belgeler, dijital ortamda saklanabiliyor.

Fatura kesme programı ise satış faturalarının hazırlanmasını, müşterilere gönderilmesini ve ödeme durumlarının takip edilmesini sağlayan yazılımları ifade ediyor. Bazı programlar yalnızca fatura düzenlemeye odaklanırken bazıları gelir-gider, cari hesap, stok ve tahsilat takibi gibi ön muhasebe özelliklerini de bir arada sunuyor.

Bu nedenle e-Fatura ile fatura kesme programı aynı anlama gelmiyor. e-Fatura elektronik bir belge türünü, fatura kesme programı ise bu belgelerin hazırlanmasını ve ilgili iş süreçlerinin yönetilmesini sağlayan sistemi ifade ediyor.

Fatura Kesme Programı Nedir, Gerçekten İhtiyacınız Var mı?

Fatura kesme programı; satış faturalarını oluşturmayı, müşterilere göndermeyi ve ödeme durumlarını takip etmeyi sağlayan bir yazılımdır. Ön muhasebe özellikleri bulunan programlarla gelir-gider, cari hesap, stok ve tahsilat bilgileri de tek yerden yönetilebilir. Örneğin satış faturası oluşturulduğunda müşterinin cari bakiyesi ve satılan ürünün stok miktarı otomatik olarak güncellenebilir.

Düzenli olarak fatura kesiyor, ödenmeyen faturaları takip etmekte zorlanıyor veya müşteri, stok ve tahsilat bilgilerini farklı dosyalarda tutuyorsanız fatura kesme programına ihtiyacınız var demektir. GİB Portal üzerinden temel e-belge işlemleri yapılabilse de gelir-gider, stok, cari hesap ve tahsilat süreçleri birlikte yönetilemez. Bu nedenle fatura sayısı az olsa bile işletmenin diğer finansal süreçlerini de takip etmek isteyenler için kapsamlı bir program kullanmak daha işlevsel bir seçenektir.

Kısacası ihtiyaç yalnızca kestiğiniz fatura sayısına bağlı değildir. Faturaları diğer iş süreçleriyle birlikte takip etmek, manuel veri girişini azaltmak ve finansal durumunuzu daha net görmek istiyorsanız fatura kesme programı kullanmanız yararınıza olacaktır.

Fatura Kesme Programı Seçerken Bakılması Gereken 7 Kriter

Fatura kesme programı seçerken işletmenizin bugünkü ihtiyaçlarının yanı sıra gelecekteki işlem hacmini de dikkate almanız gerekir. Karar vermeden önce şu yedi kriteri değerlendirebilirsiniz:

GİB/ Özel Entegratör Onayı

Fatura kesme programının e-Fatura ve e-Arşiv Fatura işlemlerini mevzuata uygun biçimde gerçekleştirebilmesi gerekiyor. Özel entegratör üzerinden hizmet alınacaksa ilgili kuruluşun

GİB tarafından yetkilendirilmiş olması önem taşıyor. Mevzuat ve teknik standartlar zaman içinde değişebileceği için programın gerekli güncellemeleri düzenli olarak yapması da dikkat edilmesi gereken noktalar arasında bulunuyor.

Fiyatlandırma Modeli ve Gizli Maliyetler

Aylık veya yıllık abonelik bedeli, programın toplam maliyetini tek başına göstermeyebilir. e-Kontör, kullanıcı ekleme, veri aktarımı, entegrasyon ve teknik destek gibi hizmetlerin ayrıca ücretlendirilip ücretlendirilmediği kontrol edilmeli.

Paketlerin yenileme fiyatları ve kullanım sınırları da karşılaştırılmalı. Başlangıçta uygun görünen bir seçenek, ihtiyaç duyulan özelliklerin ek ücretle sunulması nedeniyle uzun vadede daha maliyetli hale gelebilir.

Ön Muhasebe ve Stok-Cari Entegrasyonu

Yalnızca fatura oluşturan programlar, işlem sayısı arttığında işletmenin ihtiyaçlarını karşılamakta yetersiz kalabilir. Faturaların cari hesap, stok ve tahsilat kayıtlarıyla bağlantılı çalışması, aynı verinin farklı sistemlere tekrar girilmesini önler. Böylece manuel işlem yükü azalır, hata riski düşer ve zamandan tasarruf edilir.

Örneğin satış faturası oluşturulduğunda müşteri bakiyesinin ve stok miktarının otomatik olarak güncellenmesi hem zaman kazandırıyor hem de kayıtlar arasındaki uyumsuzluk riskini azaltıyor.

Mobil Kullanım ve Arayüz

Programın kolay anlaşılır bir arayüze sahip olması, kullanıcıların sisteme daha hızlı alışmasını sağlıyor. Fatura oluşturma, müşteri ekleme ve tahsilat kaydetme gibi sık kullanılan işlemlere kolayca ulaşılabilmesi gerekiyor.

Mobil kullanım desteği ise ofis dışında çalışan işletmeler için öne çıkıyor.Kolay kullanımlı arayüzü ve mobil uygulamasıyla Ticari İşletme Programı Paraşüt; e-fatura, müşteri bakiyesi ve tahsilat işlemlerini telefon veya tablet üzerinden takip etmenizi sağlar. Böylece işletmenizin finansal süreçlerini ofise bağlı kalmadan uzaktan yönetebilirsiniz.

Muhasebeci Erişimi/ Çoklu Kullanıcı

Muhasebecinin sisteme ayrı bir kullanıcı olarak erişebilmesi, gerekli belgelere ve finansal verilere doğrudan ulaşmasını kolaylaştırıyor. Böylece faturaların belirli aralıklarla dosya veya e-posta yoluyla paylaşılması gerekmiyor.

Birden fazla kişinin sistemi kullanacağı işletmelerde kullanıcı yetkilendirmesi de önem kazanıyor. Çalışanlara görevlerine göre farklı erişim izinleri tanımlanabilmesi, finansal bilgilerin daha kontrollü şekilde yönetilmesine yardımcı oluyor.

Müşteri Desteği

Kurulum, veri aktarımı veya kullanım sırasında yaşanan sorunlarda destek ekibine hızlı ulaşılabilmesi, işlerin aksamaması açısından önem taşıyor. Telefon, e-posta veya canlı destek seçenekleri ile destek hizmetlerinin hangi saatlerde sunulduğu incelenmeli.

Programın kullanım kılavuzu, yardım merkezi ve eğitim içeriklerine sahip olması da sık karşılaşılan sorunların daha hızlı çözülmesini sağlıyor.

Ölçeklenebilirlik

Küçük işletmeler başlangıçta yalnızca temel fatura kesme özelliklerine ihtiyaç duyabiliyor. İşlem hacmi büyüdüğünde ise stok yönetimi, banka entegrasyonu, e-ticaret siparişleri veya ayrıntılı raporlama gibi yeni ihtiyaçlar ortaya çıkabiliyor.

Bu nedenle seçilen programın ek kullanıcı, yeni entegrasyon ve gelişmiş özelliklerle genişleyebilmesi gerekiyor. Ölçeklenebilir bir çözüm, işletme büyüdüğünde yeniden program değiştirmeye gerek kalmıyor.

İşletme Tipinize Göre Hangi Kriterler Öne Çıkmalı?

Serbest çalışanlar ve hizmet işletmeleri için hızlı fatura oluşturma, gider takibi, mobil kullanım ve muhasebeci erişimi öne çıkıyor. Perakende veya toptan satış yapan işletmelerde ise stok, depo, cari hesap ve tahsilat takibi daha önemli hale geliyor.

e-Ticaret işletmelerinin program seçerken paza ryeri entegrasyonlarını, siparişlerin faturaya dönüştürülmesini ve stok bilgilerinin satış kanalları arasında güncellenmesini değerlendirmesi gerekiyor.

Birden fazla şubesi veya departmanı bulunan işletmeler için çoklu kullanıcı, yetkilendirme ve ayrıntılı raporlama özellikleri belirleyici oluyor. Programın işletmenin gerçek iş akışına uygun olup olmadığını görmek için ücretsiz deneme seçeneğinden yararlanmak da karar sürecini kolaylaştırıyor.

Fatura süreçlerini stok, cari hesap, tahsilat ve nakit akışıyla birlikte yönetmek isteyen işletmeler için Ticari İşletme Programı Paraşüt kapsamlı bir çözüm sunuyor. Böylece farklı uygulamalar arasında geçiş yapmadan işletmenin temel finansal süreçleri tek yerden takip edilebiliyor.

Hızlı Karşılaştırma: Popüler Programlar Kriterlere Göre Nasıl Konumlanıyor?

Fatura kesme programları; ön muhasebe, stok yönetimi, e-ticaret entegrasyonu ve kullanım kolaylığı gibi alanlarda birbirinden ayrılıyor. İşletmelerin ihtiyaçlarına göre öne çıkan çözümler şu şekilde sıralanabilir:

1- Ticari İşletme Programı Paraşüt

Paraşüt, fatura kesmenin ve ön muhasebenin ötesine geçerek işletmenin stok, depo, tahsilat ve nakit akışı gibi temel süreçlerin tek yerden yönetilmesini sağlıyor. kolay kullanılan arayüzü sayesinde ön muhasebe deneyimi bulunmayan kullanıcılar da finansal işlemlerini kolaylıkla takip edebiliyor.

• Öne çıkan özellikleri: Çoklu depo ve stok takibi, banka entegrasyonları, mobil uygulamadan e-Fatura düzenleme, gelir-gider ve çek takibi.
• Avantajı: Sade arayüzü ve bulut tabanlı yapısıyla farklı cihazlardan kolayca kullanılabiliyor. Fatura, stok, cari hesap ve tahsilat süreçlerini bağlantılı şekilde yönetme imkânı sunuyor.
• Dezavantajı: Üretim planlama veya kurumsal kaynak yönetimi gibi ileri düzey ERP ihtiyaçları bulunan büyük işletmeler için yeterli olmayabilir.

Kimler için uygun?

Faturalandırmanın yanı sıra stok, depo, tahsilat ve nakit akışını tek yerden yönetmek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundur.

2- BizimHesap

BizimHesap, ön muhasebe ile e-ticaret operasyonlarını bir arada yönetmek isteyen işletmelere yönelik özellikler sunuyor. Siparişten kargoya kadar farklı satış süreçlerinin tek ekranda takip edilmesine yardımcı oluyor.

• Öne çıkan özellikleri: e-Ticaret entegrasyonları, üretim ve sipariş takibi, hak ediş yönetimi ve toplu kargo etiketi oluşturma.
• Avantajı: e-Ticaret siparişleriyle ön muhasebe süreçlerini tek yerde birleştiriyor. Geniş entegrasyon seçenekleri, satış operasyonlarının daha düzenli yönetilmesini sağlıyor.
• Dezavantajı: Karmaşık üretim süreçlerine sahip büyük işletmelerin ihtiyaç duyduğu ileri düzey modüler yapıyı ve ERP kapsamını sunmakta sınırlı kalabilir.

Kimler için uygun?

Pazaryerleri veya kendi internet sitesi üzerinden satış yapan ve sipariş, fatura, stok ve kargo süreçlerini birlikte yönetmek isteyen e-ticaret işletmeleri için uygundur.

3- Bizmu

Bizmu, temel ön muhasebe ve e-Fatura işlemlerine odaklanan bulut tabanlı bir çözüm sunuyor. Mobil veya web üzerinden fatura düzenlemek ve temel finansal kayıtlarını takip etmek isteyen işletmelere hitap ediyor.

• Öne çıkan özellikleri: Mobil cihazlardan e-Fatura düzenleme, temel stok yönetimi ve cari hesap takibi.

• Avantajı: Bulut tabanlı yapısıyla farklı cihazlardan erişim sağlıyor. Temel ihtiyaçlara odaklanan yapısı ve maliyetiyle küçük işletmeler için erişilebilir bir seçenek oluşturuyor.

• Dezavantajı: İleri seviye raporlama, kapsamlı depo yönetimi veya geniş entegrasyon ihtiyacı bulunan işletmeler için sınırlı kalabilir.

• Kimler için uygun?

Az sayıda fatura düzenleyen, kapsamlı depo yönetimine ihtiyaç duymayan ve temel stok ile cari hesap takibi yapmak isteyen küçük işletmeler için uygundur.

4- e-Portal

e-Portal, ağırlıklı olarak e-Fatura ve e-Arşiv Fatura düzenleme ihtiyacına yönelik bir çözüm sunuyor. Kapsamlı bir ön muhasebe programı yerine temel e-belge işlemlerine odaklanıyor.

• Öne çıkan özellikleri: Gelen ve giden faturaların takibi, e-İrsaliye ve fatura raporları oluşturma.
• Avantajı: Yalnızca e-belge düzenlemek isteyen işletmelere temel ve düşük maliyetli bir çözüm sağlıyor.
• Dezavantajı: Gelir-gider, banka, stok, cari hesap ve tahsilat takibi gibi ön muhasebe özelliklerini kapsamıyor.

Kimler için uygun?

Yalnızca e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya e-İrsaliye düzenlemek isteyen ve ek ön muhasebe özelliklerine ihtiyaç duymayan işletmeler için uygundur.

Program Değiştirirken Faturalarınıza Ne Olur?

Fatura programının değiştirilmesi, daha önce düzenlenen faturaların geçerliliğini ortadan kaldırmaz. Ancak eski belgelere nasıl erişileceği ve hangi verilerin yeni sisteme taşınabileceği geçiş öncesinde kontrol edilmelidir.

Paraşüt’ün Kolay Veri Aktarımı özelliği sayesinde başka bir programdaki giden ve gelen faturalarınızı, müşteri ve tedarikçi kayıtlarınızı, ürün ve hizmet bilgilerinizi Paraşüt’e kolaylıkla aktarabilirsiniz. Böylece kayıtlarınızı yeniden oluşturmak zorunda kalmadan mevcut verilerinizle çalışmaya devam edebilirsiniz.

Eski program kapatılmadan önce faturaların, raporların ve diğer kayıtların yasal saklama yükümlülüklerine uygun şekilde yedeklenmesi gerekir. Geçişi yoğun fatura dönemleri dışında planlamak ise aktarılan kayıtların kontrol edilmesini ve olası eksiklerin giderilmesini kolaylaştırır. Siz de mevcut verilerinizi kaybetmeden yeni sisteme geçmek ve fatura süreçlerinizi tek yerden yönetmek için Paraşüt’ün e-Fatura çözümünü inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Ücretsiz fatura kesme programı kullanılabilir mi?

Ücretsiz programlar, az sayıda fatura düzenleyen işletmeler için kullanılabilir. Ancak veri aktarımı, teknik destek, entegrasyon ve ön muhasebe özellikleri açısından yetersiz kalabilir.

Fatura kesme programı ön muhasebe programının yerini tutar mı?

Hayır. Fatura kesme programı temel olarak faturaların oluşturulmasını, gönderilmesini ve takip edilmesini sağlar. Ön muhasebe programı ise bunlara ek olarak gelir-gider, cari hesap, stok, banka ve tahsilat süreçlerini de yönetir. Ancak ön muhasebe özellikleriyle birlikte sunulan fatura kesme programları, bu işlemlerin tek sistem üzerinden yürütülmesini sağlar.

Bulut tabanlı programların avantajı nedir?

Bulut tabanlı programlar, işletme verilerine bilgisayar, telefon veya tablet üzerinden erişme imkânı sunar. Böylece faturalarınızı ve finansal işlemlerinizi ofise bağlı kalmadan yönetebilirsiniz. Ayrıca kurulum gerektirmeden kullanılabilir ve sistem güncellemeleri kullanıcı tarafından yapılmadan otomatik olarak uygulanır.

Program seçmeden önce deneme sürümü kullanılmalı mı?

Evet. Deneme sürecinde fatura oluşturma, müşteri ekleme, raporlama ve mobil kullanım gibi günlük işlemler test edilebilir. Paraşüt’ün 14 günlük ücretsiz deneme süresi sayesinde programın işletmenizin çalışma biçimine uygun olup olmadığını karar vermeden önce deneyebilirsiniz.

Program seçmeden önce deneme sürümü kullanılmalı mı?

Evet. Deneme sürecinde fatura oluşturma, müşteri ekleme, raporlama ve mobil kullanım gibi günlük işlemler test edilebilir. Paraşüt’ün 14 günlük ücretsiz deneme süresi sayesinde programın işletmenizin çalışma biçimine uygun olup olmadığını karar vermeden önce deneyebilirsiniz.

e-Faturaya nasıl geçilir?

e-Faturaya geçiş için işletmenin zorunluluk kapsamında olup olmadığı kontrol edilmeli, mali mühür veya elektronik imza temin edilmeli ve GİB Portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon yöntemlerinden biri seçilmelidir.

İşletmenize uygun fatura kesme programını seçtikten sonra e fatura başvurusu sürecini tamamlayarak faturalarınızı dijital ortamda düzenlemeye başlayabilirsiniz.